Sécuriser, sauvegarder et rationaliser : Les trois « S » de la numérisation de documents

Les particuliers et les entreprises ne conservent plus de documents sous forme physique, comme le papier. Nous vivons dans un monde où tout est numérique. Il est temps que vous commenciez à numériser vos documents pour en tirer profit.

La numérisation des documents peut offrir trois avantages clés : la sécurité, la sauvegarde rapide et la rationalisation des processus. Ces trois avantages constituent le triple « S » de la numérisation des documents. 

Si vous souhaitez savoir comment numériser des documents physiques, cet article peut vous être utile. Mais avant de vous expliquer comment procéder, nous allons vous expliquer ce qu’est la numérisation de documents.

Qu’est-ce que la numérisation de documents ?

Le processus de stockage de documents manuscrits sous forme numérique est connu sous le nom de numérisation de documents. Il est généralement réalisé en utilisant le Technologie OCR. L’OCR est devenu très populaire dans le monde de la numérisation et a été intégré dans de nombreux outils.

Vous pouvez en tirer de nombreux avantages, en particulier si vous avez beaucoup de documents physiques à portée de main. Il est ainsi plus facile de les classer et de les stocker en un seul endroit, où il vous sera plus facile de retrouver le document que vous recherchez ultérieurement.

Nous avons parlé de l’OCR à propos de la numérisation. Pour mieux l’expliquer, voyons ce qu’elle est réellement et comment elle traite l’information.

Qu’est-ce que l’OCR et comment fonctionne-t-il ?

OCR signifie reconnaissance optique de caractères. Il s’agit d’un technologie qui permet à une machine de comprendre des informations écrites, qu’elles soient intégrées dans une image ou un document scanné. Un logiciel d’OCR peut convertir des documents papier physiques ou des images en versions textuelles électroniques..

Cependant, il faut bien comprendre que l’OCR est une technologie qui doit être intégrée dans un logiciel ou un outil pour être utile. À ce propos, nous allons vous expliquer comment vous pouvez numériser un document.

Comment numériser des documents à l’aide de l’OCR ?

Comme nous l’avons déjà mentionné, la technologie OCR n’est utile que lorsqu’elle est associée à un outil. Pour convertir un document manuscrit en document numérique, vous pouvez le scanner ou le prendre en photo. Ensuite, utilisez un outil en ligne qui utilise l’OCR pour convertir image en texte.

L’utilisation d’un tel outil est très simple ; tout ce que vous avez à faire est de télécharger l’image depuis le stockage de votre appareil, et l’outil commencera à la traiter et à extraire toutes les informations écrites présentes dans l’image. Il offre ensuite aux utilisateurs la possibilité de télécharger le texte directement à partir de la boîte de sortie, ou de le copier et de le coller dans un document Word.

Outre le téléchargement de l’image, la plupart des outils d’extraction de texte permettent aux utilisateurs de la faire glisser et de la déposer dans le champ de saisie, de la copier et de la coller, ou simplement d’en saisir l’URL, et l’outil peut l’extraire directement de la page web.

Maintenant que vous savez comment numériser un document à l’aide de la technologie OCR, nous aimerions vous donner quelques conseils qui vous aideront à rendre le processus plus facile et plus efficace.

Conseils pour la numérisation de documents à l’aide de l’OCR

Vous pouvez suivre ces quelques conseils pour vous assurer que le résultat que vous obtenez d’un convertisseur image-texte est optimal. 

• Éviter les images floues: Les utilisateurs doivent s’assurer que l’image dont ils extraient le texte n’est pas floue. L’introduction d’une image floue dans un outil d’OCR peut entraîner une erreur. Même si l’outil produit un résultat, il y a des chances qu’il ne soit pas correct, car l’outil n’est peut-être pas en mesure de le comprendre correctement..

• Conserver l’orientation correcte de l’image: Avant d’essayer numérisation d’un document à l’aide de l’OCR, vous devez vous assurer que l’orientation de l’image est correcte. Elle ne doit pas être à l’envers ou tournée. Cela peut, dans certains cas, conduire l’outil à remplacer la lettre « M » par la lettre « W » ou la lettre « P » par la lettre « D ». Dans ce cas, le résultat ne sera pas aussi efficace.

• Saisir des photos avec un bon éclairage: : Lorsque vous saisissez l’image d’un document manuscrit, essayez d’en augmenter la luminosité afin que l’outil puisse plus facilement la comprendre et en extraire le texte. Il est préférable d’éviter de lui fournir des images mal éclairées, c’est-à-dire peu lumineuses. L’efficacité de l’outil risque d’en souffrir et l’extraction de texte à partir d’une image comme celle-ci peut prendre plus de temps..

Maintenant que nous vous avons dit tout ce que vous devez savoir sur l’utilisation de l’OCR pour la numérisation de documents. 

Conclusion

La numérisation des documents peut offrir aux utilisateurs trois avantages importants. Cet article explique pourquoi les gens devraient convertir des documents physiques en documents numériques et comment ils peuvent le faire rapidement.