Google Docs, également connu sous le nom Google Documents, est un programme Google. Docs est utile pour les rediffusions de textes en ligne et est inclus dans la suite en ligne gratuite Google Docs Editors. Ce logiciel permet de générer des documents en ligne partagés.
Tous les utilisateurs qui sont inclus dans le partage peuvent apporter des modifications, en temps réel, même lorsque d’autres travaillent sur le même document. Chaque changement peut être vu immédiatement, grâce à l’historique des révisions. Pour cette raison, on peut restaurer les versions précédentes du document à tout moment et sans trop de difficulté.
Comment utiliser Google Docs comme un pro?
De nombreux utilisateurs utilisent Google Docs car, contrairement à Microsoft Word, il est facile à utiliser. En outre, il offre une interface utilisateur, capable de fournir l’essentiel pour travailler. En fait, Google Docs propose plusieurs options, fonctionnalités et commandes qui, souvent, restent ignorées. Voici donc une liste des 10 astuces et secrets les plus importants pour utiliser Google Docs comme un vrai pro.
1. Utiliser les différents modèles Google Doc
Lorsque on doit créer un Google Docs vide, on peut voir que le programme Google met à disposition différents types de documents. Ce sont des modèles de documents qui, avec peu d’opérations, permettent de réaliser un contenu hautement professionnel.
Pour utiliser un modèle Google Docs, il faudra cliquer simplement sur la commande Plus. Dans cette sélection, on peut trouver: Lettre et résumé, essai, rapport, notes, plans, brochures et plus encore. De plus, Google Docs permettra tous les types de formatage souhaités.
2. Utiliser le mode Suggestion
Un document partagé sur Google Docs permet à tous les utilisateurs d’apporter des modifications en temps réel. Toutefois, si les autres participants ne sont pas d’accord avec le travail effectué, il est possible activer le mode suggestions. De cette façon, toutes les modifications effectuées deviennent des suggestions.
Ceux-ci seront visibles dans la barre latérale, que les autres partenaires pourront confirmer ou supprimer. Pour activer le mode des suggestions, il suffit de faire ceci:
- appuyer sur l’image en forme de crayon, qui se trouve sur le côté droit de la barre de menus;
- choisir la rubrique Suggestions.
3. Utiliser l’option Presse-papiers web
Google Docs est également doté de la fonction Presse-papiers web. Cette option permet de sauvegarder les sélections effectuées, en les stockant également dans le cloud. De cette façon, l’utilisateur pourra également y accéder depuis un autre appareil. Pour utiliser l’option Presse-papiers web, il suffit de faire ceci:
- sélectionner le texte ou l’image in Google Documents;
- cliquer sur Modifier;
- placer le pointeur sur le Presse-papiers web;
- choisir l’option Copier la sélection dans le presse-papiers web.
L’opération peut être répétée plusieurs fois et les notes restent disponibles pendant au moins 30 jours.
4. Utiliser des raccourcis clavier
Google Documents propose également des raccourcis clavier. Ces stratégies facilitent l’édition de documents et limitent l’utilisation de la souris. Les raccourcis clavier permettent de:
- accélèrer le formatage du document;
- accélèrer l’intégration des liaisons;
- améliorer la navigation, les commentaires et l’accès au menu;
- permettent d’autres opérations importantes avec moins de fatigue.
En cliquant sur Ctrl+ (Windows) ou Command+ (mac), l’utilisateur peut voir tous les raccourcis clavier possibles.
5. Écrire avec dictée vocale
Google Docs dans Chrome permet d’utiliser la dictée vocale pour organiser et gérer l’intégralité du document, en utilisant uniquement la voix. Un microphone et Google Documents dans le navigateur Chrome sont les outils nécessaires pour cela. Pour activer la dictée vocale, il faudra suivre ces étapes:
- cliquer sur l’entrée Instruments;
- choisir Saisie vocale;
- attendre l’insertion du symbole du microphone;
- cliquer sur le microphone;
- parler et dicter les mots à insérer dans le texte du document Google Docs;
- cliquer à nouveau sur l’image du microphone pour arrêter la dictée vocale.
En outre, l’utilisateur peut saisir la ponctuation et utiliser les commandes pour gérer le document. Google Docs prend en charge de nombreuses langues.
6. Télécharger des documents dans différents formats
De plus, Google Docs permet d’envoyer des fichiers dans différents formats. Dans le même temps, l’utilisateur peut télécharger le document dans les versions les plus populaires (DOCX, ODF, PDF, texte enrichi…). Pour télécharger un Google Docs dans un autre format, il faudra faire ceci:
- cliquer sur le fichier;
- choisir l’option Télécharger en tant que;
- choisir le format souhaité.
7. Utiliser les compléments
Google Documents est compatible avec les modules complémentaires tiers, ce qui permet d’augmenter les fonctionnalités du programme. Les modules complémentaires les plus importants de Google Docs sont:
- le sommaire;
- la correction des erreurs grammaticales;
- l’ajout d’étiquettes graphiques;
- l’option de traduction;
- nombreuses autres fonctionnalités.
Pour pouvoir utiliser les add-ons, il suffit de suivre ces étapes:
- cliquer sur le menu;
- choisir le poste Compléments;
- cliquer sur Obtenir des compléments;
- une liste des compléments Google Docs s’ouvre;
- placer le curseur de la souris sur les compléments;
- afficher les détails;
- cliquer sur le symbole + pour procéder à l’installation.
8. Utiliser l’option de recherche
Google Documents est livré avec une option de recherche intégrée. L’utilisateur peut effectuer une recherche sur le web et saisir les informations directement dans le document. Pour utiliser l’option de recherche dans Google Docs, il suffit de faire ceci:
- cliquer sur l’entrée Instruments;
- choisir la rubrique Recherche;
- l’outil de recherche apparaîtra dans la barre latérale;
- utiliser l’option Rechercher pour rechercher des informations, des images, des articles, des citations et combien vous souhaitez insérer dans le document.
9. Taguer une ou plusieurs personnes dans les commentaires
Google Docs permet d’insérer des balises dans un document. La balise attire l’attention des autres éditeurs avec lesquels on partage du contenu. Les opérations de marquage d’une personne dans un document Google Docs sont les suivantes:
- au cours du commentaire, tapez +;
- attendre l’ouverture de la liste de contacts;
- sélectionner la personne à marquer;
- cliquer sur Commentaire pour saisir le commentaire;
- envoyer la notification.
10. Effectuer des recherches dans Google Docs
S’il y a trop de documents dans l’archive, la fonction de recherche Google Docs aide à trouver facilement le contenu souhaité. On peut effectuer la recherche en entrant le mot-clé dans la barre de recherche dédiée.